3 coisas que me ajudaram a ser mais produtivo

À medida que o tempo passa e seu conhecimento cresce, você será naturalmente mais interrompido por dúvidas, reuniões, mensagens, etc. Interrupções contínuas diminuem a produtividade e certamente será um problema que você terá que lidar cedo ou tarde. Somado a isso, quando alcançamos um certo nível de senioridade, alguns minutos nossos podem salvar horas da equipe. Pense nisso, um membro da equipe pode demorar horas para resolver um problema ou entender parte do projeto ao passo que você pode explicar e/ou dar um direcionamento em questão de minutos, ou seja, te interromper pode literalmente economizar dinheiro.

No entanto, em algum momento você vai perceber que parte significante do seu trabalho é ajudar os outros e que possivelmente você terá menos tempo para resolver suas próprias tarefas. Quando esse dia chegar você precisará ser mais eficiente. 

Algo similar aconteceu comigo e depois de ler um artigo enviado por um amigo, consegui pôr em prática algumas coisas que me ajudaram a ser mais produtivo e evitar algumas interrupções. Vamos a isto!

Documentação

Talvez demore um tempo até percebermos a importância de documentar. Não é incomum interrompermos alguém com dúvidas recorrentes, por isso documentar pode nos salvar vários minutos. Então tente tornar a atividade de documentar algo natural. Dúvidas gerais podem ser documentadas a fim de servir como referência, ou um FAQ. Por exemplo:

• Qual o processo para solicitar uma nova regra de firewall?
• Qual o processo de release de uma nova versão?
• Já viu esse erro…?

Percebo que para muitas pessoas a documentação está necessariamente associada a coisas técnicas e requisitos, ao passo que coisas mais rotineiras como processos não são documentadas. Para demonstrar esse ponto vamos a um exemplo.

Recentemente estive envolvido na migração de alguns micro serviços para uma nova plataforma. O micro serviço no qual estava trabalhando não era o único que deveria passar pelo mesmo processo e existiam outras quantas tarefas similares. Certamente os problemas encontrados por mim se repetiriam nas próximas tarefas.

Então, ao iniciar a tarefa, aproveitei para criar uma nova página no confluence do time onde coloquei os principais steps da migração, os erros encontrados e as soluções. Feito isso, enviei a documentação para todos do time e pedi que atualizassem conforme fosse necessário. Dessa forma, além de compartilhar o conhecimento acabei por otimizar meu tempo, não tendo que responder dúvidas recorrentes.

Experimente da próxima vez que te perguntarem algo, gastar alguns minutos a mais para documentar sua resposta. Quando a mesma dúvida surgir novamente, gaste apenas alguns minutos revisando o que havia escrito e envie o link da documentação. Além de economizar tempo, isso ajuda a educar o time a documentar e procurar por soluções antes de gerar interrupções.

Dicas:

• Mantenha os readmes dos projetos atualizados, nada de readmes só com título
• Utilize uma ferramenta de documentação que permita busca e edições rápidas
• Documente processos repetitivos

Timeboxing

Timeboxing é a estratégia de alocar um período fixo de tempo para tarefas específicas. Experimente alocar um tempo diário para suas tarefas e adicione isso ao seu calendário para que os outros membros da sua organização vejam que durante este período você não estará disponível. Tentar alocar reuniões para o mesmo período do dia também pode ser uma boa estratégia. 

Tente descobrir em qual período do dia você é mais produtivo e aloque tempo para suas próprias tarefas durante esse timebox. Que tal uma reunião com você mesmo só para codificar?

Evite reuniões desnecessárias

Quando perceber que a sua presença em uma reunião é desnecessária, peça educadamente para sair da reunião. Reuniões são caras e como profissionais devemos gastar nosso tempo da forma mais produtiva possível.

De forma similar, caso esteja responsável por alguma reunião, tenha a sensibilidade de liberar as pessoas tão logo elas não sejam mais requeridas. Assim é possível otimizar o trabalho e reduzir interrupções.

Expor um problema o mais rápido possível também nos ajuda a ser mais produtivos, não fique esperando pela próxima reunião para dizer que tem um blocker. Alguns assuntos podem ser resolvidos de forma assíncrona. Envie um email solicitando ajuda, ou esclarecimentos sempre que possível.